Odner dan Peralatan Kantor yang Penting untuk Kearsipan

CAHYOGYA.COM - Peralatan kantor memiliki banyak ragam yang dapat dengan mudah Anda jumpai pada proses pengarsipan yang ada di kantor. Segala sesuatu atau kegiatan yang ada di kantor akan ada di dalam arsip. Banyak sekali jenis-jenis alat kantor untuk proses pengarsipan yang memiliki fungsi dan kegunaan yang beragam pula, salah satunya alat yang digunakan untuk mengarsip yaitu odner. Sedangkan pada peralatan arsip di kantor ini pun sifatnya mampu bertahan lama, sehingga dapat digunakan untuk bertahun-tahun.

Bahan-bahan yang digunakan pada proses pengarsipan ini pun juga beragam, ada yang terbuat dari plastik, dari alumunium, logam, kayu, besi maupun bahan yang lainnya. Sedangkan pada fungsi dari peralatan pengarsipan ini pun digunakan untuk sarana penyimpanan arsip sebagai alat bantu untuk mempercepat. Memudahkan serta meringankan pekerjaan pada bidang kearsipan dan juga dapat digunakan sebagai alat untuk pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga hal inilah yang menjadikan arsip dapat bertahan dengan lama.

Pada pengarsipan ini merupakan suatu hal yang sangatlah penting, sehingga pada setiap kantor tentu akan menerapkan kearsipan ini untuk dapat mempermudahkan jalannya pekerjaan. Sedangkan untuk penyimpanan arsip ini pun juga beragam yang banyak Anda lakukan serta alat yang beragam, salah satunya yaitu dengan menggunakan odner. Pada sistem pengarsipan ada 3 istilah yang sangatlah penting yang harus Anda perhatikan, sehingga sebelum Anda mengetahui peralatan pada system arsip, maka alangkah baiknya jika Anda mengetahui terlebih dahulu mengenai 3 istilah penting dalam system arsip, yaitu sebagai berikut ini:

1. Pengarsipan horizontal

Pengarsipan ini penempatan atau melakukan penyimpanan pada dokumen dengan cara mendatar atau horizontal sehingga dokumen atau arsip akan ditumpuk pada laci atau rak yang tidak terlalu dalam.

2. Pengarsipan vertical

Penyimpanan ini dilakukan dengan cara tegak lurus maupun vertical sehingga cara penyusunannya pun berderet ke belakang.

3. Pengarsipan lateral

Penyimpanan dokumen ini dengan cara berdiri atau lateral sehingga arsip ini disusun berderet menyamping.

Berikut ini adalah peralatan untuk kearsipan, yaitu sebagai berikut ini:

1. Filling cabinet

Ini merupakan almari arsip yang terdiri pada beberapa laci yaitu antara 1 hingga 6 laci namun laci yang banyak digunakan yaitu 4 hingga 5.

2. Alat penyimpanan berputar

Penyimpanan arsip ini dilakukan dengan cara berputar, sehingga alat ini dapat digerakkan dengan cara memutar.

3. Lemari arsip

Lemari ini dapat digunakan untuk menyimpan beberapa arsip lemari ini biasanya terbuat ari besi atau kayu.

4. Rak arsip

Alat yang satu ini tidak memiliki pintu. Sedangkan untuk pengarsipan ini dilakukan dengan menyusun arsip secara lateral atau menyamping.

5. Map arsip

Untuk map ini terbuat dari lipatan karton atau kertas tebal namun bisa juga terbuat dari plastik yang digunakan untuk menyimpan surat-surat arsip.

6. Guide

Ini merupakan lembaran kertas tebal atau terbuat dari karton yang digunakan untuk petunjuk atau pemisah untuk arsip dokumen yang satu dengan dokumen yang lainnya agar mudah ketika mencarinya.

Di dalam proses perkantoran, maka ada banyak sekali proses pengarsipan yang harus dilakukan dengan baik dan benar, hal ini pun bertujuan agar pada saat mencari dokumen-dokumen yang telah berlalu dapat ditemukan dengan cara yang mudah. Sedangkan tempat penyimpanan arsip pun juga banyak macam serta jenis, misalnya seperti odner yang memiliki ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi berlipit.


Kamu suka artikel seperti ini? Jika suka silakan klik bagikan pada artikel ini 

CAHYOGYA.COM - Situs Anak Muda Jogja